استانداردPMBOK  - مجموعه دانش مدریت پروژه

مدیریت پروژه برای سازمان ها در هر نوع و اندازه ای ضروری است. اما برای سازمان های پیچیده، استفاده از استانداردی جامع برای مدیریت پروژه به به بهبود نتایج کمک زیادی می کند. به همین دلیل، راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه یا استانداردPMBOK (پی ام باک) که به عنوان شاخص مدیریت پروژه شناخته می شود، رویکردی مبتنی بر اجماع است که به طور گسترده در صنایع مختلف مورد استفاده قرار می گیرد. برای درک عمیق تر مفهوم PMBOK با ما همراه باشید.

تاریخچه استاندارد PMBOK

عبارت PMBOK مخفف PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE است و در فارسی به گستره دانش مدیریت پروژه، پیکره دانش مدیریت پروژه یا به صورت ساده‌تر به دانش مدیریت پروژه ترجمه شده است. منظور از BODY OF KNOWLEDGE  مجموعه‌ای جامع از اطلاعات و مهارت‌هاست که یک حرفه را شکل می‌دهند.

PMBOK  را موسسه‌ای بین‌المللی و غیر انتفاعی با نام موسسه مدیریت پروژه (PMI) تدوین کرده است. این استاندارد با تلاش گروه بسیار بزرگی از دست‌اندرکاران مدیریت پروژه گردآوری شده و مبنای تدوین آن نیز الگوهای موفق و تجربه‌های این اشخاص بوده است و نه تئوری محض.

تاریخچه انتشار ویرایش های مختلف این استاندارد، به شرح زیر است.

۱- ویرایش اول در سال ۱۹۹۶ منتشر شد.

۲- ویرایش دوم این استاندارد تحت نام PMBOK Guide در سال ۲۰۰۰ انتشار یافت.

۳- ویرایش سوم در سال ۲۰۰۴ با تغییرات اساسی منتشر شد.

۴- ویرایش چهارم در سال ۲۰۰۸ منتشر شد.

۵- ویرایش پنجم در سال ۲۰۱۳ انتشار یافت.

۶- ویرایش ششم بصورت الحاقیه ای برای کارفرمایان، مشاوران، پیمانکاران، دستگاه های قانون گذار در سال ۲۰۱۷ منتشر شد.

۷- آخرین ویرایش، نسخه هفتم در ژانویه  ۲۰۲۱ منتشر شده که تغییرات اساسی با نسخه های قبل دارد.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه رویه ای است که در صنایع برای همکاری در اهداف خاصی اعمال می شود. بر خلاف یک عملیات تجاری معمول، یک پروژه دارای اهداف، نتایج و مزایای منحصر به فرد و تعریف شده ای است و مطابق با یک چارچوب زمانی و بودجه توافق شده انجام می شود. طیف گسترده ای از مهارت ها اغلب برای یک پروژه مشترک از جمله رهبری مسائل، فنی و مدیریت زمان مورد نیاز هستند. برای انجام صحیح مدیریت پروژه به یک استاندارد در صنعت نیاز است.

هدف از استاندارد PMBOK

PMBOK مخفف «Project Management Body of Knowledge» به معنای پیکره دانش مدیریت پروژه است. این استاندارد به راهنمای قابل استفاده توسط شرکت ها و سازمان های مختلف در زمینه مدیریت پروژه اشاره دارد. هدف از PMBOK این است که سازمان ها را قادر سازد تا شیوه های مدیریت پروژه را در سراسر بخش های خود استانداردسازی کنند.

این استاندارد به مدیران پروژه کمک می کند تا با یک سیستم استاندارد در سراسر سازمان ها کار کنند. این بدان معناست که مدیر پروژه ای که از یک شرکت به شرکت دیگر نقل مکان می کند، این امکان را دارد تا از همان شیوه ها مدیریتی استفاده کند. روش های پمباک به خوبی مستند شده هستند و بر روی شیوه هایی تمرکز دارند که کارایی پروژه را تضمین می کنند. این استاندارد همچنین درباره مواردی که کارایی لازم را ندارد نیز بحث می کند، بنابراین مدیران می توانند از اشتباهات رایج در پروژه اجتناب کنند.

اهمیت استفاده از PMBOK

استاندارد کردن مدیریت پروژه بسیار سودمند است زیرا شیوه های سازگاری را بین بخش های سازمان ایجاد می کند و همکاری را کارآمد می سازد. پمباک به مدیریت ریسک می پردازد و به مدیران پروژه می گوید که کدام روش موثر است و کدام روش غیر موثر! این استاندارد کار حدس و گمان و ریسک پذیری بی رویه را کاهش می دهد.

مدیران پروژه می توانند در مورد چگونگی و زمان شکستن قوانین، در صورت لزوم تصمیم های آگاهانه ای بگیرند. اگر ایده استفاده از بهترین روش در مدیریت پروژه را درک کنیم، تسلط بر پمباک می تواند به معنای تضمین موفقیت پروژه باشد. این مهم باعث شده است تا آموزش PMBOK به یک اولویت برای افراد تبدیل شود.

استاندارد PMBOK هر چهار یا پنج سال یکبار با توجه به نظرات جامعه مدیریت پروژه و تغییرات رخ داده در حوزه پروژه به‌روزرسانی می‌شود، تا دانش، روش ها و بهترین شیوه های جدید را منعکس کند. مؤسسه استانداردهای ملی آمریکا، این استاندارد را به عنوان منبع استانداردهای مدیریت پروژه می شناسد، همانطور که سازمان بین المللی استاندارد نیز این کار را انجام می دهد.

مزایای استاندارد PMBOK

از طریق  PMBOKپروژه های مختلف می توانند از مزایای زیر برخوردار شوند:

۱- استاندارد سازی فرآیند مدیریت پروژه

پی ام باک اساساً به شرکت ها از نظر استاندارد سازی فرآیند اجرای هر پروژه در حال انجام کمک می کند. در شرایط عادی، یک واحد از یک شرکت ممکن است یک فرآیند خاص را به یک روش اجرا کند، در حالی که واحد دیگر مراحل متفاوتی دارد. با  پی ام باک  فعالیت ها در واحدهای مختلف را می توان تجزیه و تحلیل کرد تا رویه های استانداردی شکل بگیرند که این در نهایت روش مؤثرتری برای مدیریت پروژه به دست خواهد آورد.

۲- راهنمای آسان مراحل مدیریت پروژه

همه اعضای سازمان یا تیم مدیریت پروژه نیز با استفاده از راهنمای ارائه شده توسط PMBOK، انجام وظایف خود را آسان تر خواهند کرد. چه این فرآیند برای یک بخش خاصی اعمال شده باشد، همان رویکرد را می توان در واحدهای دیگر نیز اجرا کرد زیرا پمباک را می توان در واحدها و پلتفرم های مختلفی اعمال نمود. با استفاده از پمباک به عنوان یک راهنما، اعضای تیم می توانند به طور موثر بخشی از پروژه را انجام دهند.

۳- ارائه مستندی از مراحل اجرای پروژه

پمباک همچنین شامل فرآیندها و روش هایی است که در هر مرحله از راه مستند می شوند. این به ویژه از نظر دانستن اینکه چه سیستم ها یا فرآیندهایی در کمک به شرکت در کسب نتایج بهتر از نظر مدیریت پروژه مؤثر هستند، مفید است. مراحل مستند، همچنین کار را برای افرادی که ممکن بوده با فرآیندهای خاص در یک پروژه خاص ناآشنا باشند، آسان تر می کنند. بهترین چیز در مورد PMBOK این است که برای کاربرد به واحدهای مختلف یک سازمان محدود نمی شود. فرآیندهای درگیر را می توان برای سایر شرکت ها نیز اعمال کرد زیرا مراحل قابل سفارشی سازی هستند.

ساختار نسخه هفت استاندارد PMBOK

نسخه هفتم PMBOK به جای دو بخش، از سه بخش زیر تشکیل شده است:

1- استاندارد

• معرفی
• سیستم تحویل ارزش
• اصول مدیریت پروژه

2- راهنمای اصلی

اما راهنمای دانش مدیریت پروژه یا همان PMBOK Guide، چارچوبی را برای بکارگیری استاندارد ارائه می دهد. این راهنما شامل بخش های زیر است:

• حوزه های عملکرد پروژه(Domains)
• اختصاصی سازی (Tailoring)
• مدل ها-روش ها و مصنوعات (Artifacts)

 3- راهنمای آنلاین

بخش سوم در یک بستر آنلاین برای اعضای PMI قابل استفاده هست. دو بخش اول که جزئی از کتاب هستند مانند نسخه های قدیمی در بازه‌های حدودا چهارساله بازبینی می‌شوند، ولی بخش سوم که در بستر آنلاین است دایما در حال تغییر خواهد بود.

سیستم تحویل ارزش (Value Delivery system)

ارزش چیست؟

مولفه ای است که بواسطه الزامات رهبری سازمان، بر ارکان مختلف ابلاغ و طی مراحلی کنترل و نظارت می گردد تا نتیجه مورد تقاضا حاصل گردد.

مفهوم مهندسی ارزش در پروژه:

تلاشی است سازمان یافته که با هدف بررسی و تحلیل تمام فعالیت‌های یک طرح، (از زمان شکل‌گیری تفکر اولیه تا مرحله طراحی و اجرا و سپس راه اندازی و بهره‌برداری) انجام می‌شود و به عنوان یکی از کارآمدترین و مهم‌ترین روش‌های اقتصادی در عرصه فعالیت‌های مهندسی، شناخته شده‌است.

اصول ۱۲ گانه (Principles)

۱- حمایت گر باشید (Be a diligent)

۲- یک تیم پروژه محیطی ایجاد کنید (Create a collaborative project team environmental)

۳- درگیر کردن موثر ذینفعان پروژه (Effectively engage with stakeholders)

۴- تمرکز روی ارزش (Focus on value)

۵- تعاملات سیستم را بشناسید ارزیابی کنید و به آنها پاسخ دهید

 (Recognize, evaluate, and respond to system interactions)

۶- رفتارهای رهبری را نشان دهید  (Demonstrate leadership behaviors)

۷- سازگار کردن پروژه بر اساس زمینه  (Tailor base on context)

۸- ایجاد کیفیت در فرایند ها و اقلام تحویل دادنی  (Build quality in processes and deliverables)

۹- پیچیدگی ها را پیمایش کنید  (Navigate complexity)

۱۰- بهینه کردن پاسخ های ریسک  (Optimize risk responses)

۱۱- سازگاری و انعطاف پذیری را بپذیرید  (Embrace adaptability and resilience)

۱۲- تغییر را فعال کنید تا وضعیت پیش بینی شده آینده برسید

(Enable change to achieve the envisioned future state)

ساختار نسخه شش استاندارد PMBOK

ساختار نسخه شش  PMBOK شامل پنج گروه فرآیند، ۱۰ حوزه دانش و ۴۷ رویکرد مدیریت پروژه است. ابتدا به پنج گروه فرآیند می پردازیم:

شروع کردن: اولین گروه فرآیند شامل تنظیم چشم انداز از آنچه انجام خواهد شد و تعریف موفقیت پروژه است. در این مرحله، پروژه توسط حامی مجوز می گیرد، مدیر پروژه تعیین می شود، محدوده تعریف می گردد و ذی نفعان نام برده خواهند شد. ممکن است همه پروژه ها از فرآیند شروع عبور نمی کنند.

برنامه ریزی: فرآیند برنامه ریزی شامل فعالیت هایی است که دامنه پروژه از جمله شناسایی ریسک ها، نقاط عطف و بودجه را را تعریف می کند. یک فرآیند برنامه ریزی به توسعه تدریجی پروژه کمک می کند تا کارهای طبق زمان و و بودجه مورد نظر انجام شوند.

اجرا کردن: این مرحله تماماً در مورد سازماندهی فعالیت ها بر اساس جدول زمانی و برقراری ارتباط با حامی مالی و ذی نفعان است. بیشتر بودجه در این مرحله خرج شده است که به نتایج مورد انتظاری نیز منجر می شود.

نظارت و کنترل: نظارت و کنترل شامل فرآیندهای مورد نیاز برای ردیابی، بررسی و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه هستند.

خاتمه: مدیریت پروژه از سایر اشکال مدیریت متمایز است زیرا پروژه ها دارای زمان یا نقطه عطف محدودی هستند. کارهای مربوط به خاتمه پروژه شامل دریافت پذیرش از سوی مشتری، بایگانی سوابق، بستن قراردادها، بررسی درس های آموخته شده و بررسی موفقیت پروژه است.

۱۰ حوزه دانش در PNBOK

ده حوزه، دانش اصولی را تعریف می کنند که هر مدیر پروژه مؤثر باید آنها را بداند:

1- یکپارچگی (ادغام): یکپارچه سازی توانایی گردآوری تمام ورودی ها برای مدیریت پروژه به عنوان یک کل است.

2- محدوده: محدوده مشخص می کند که پروژه چه چیزی را ارائه می دهد و چه چیزی را مستثنی می کند. مدیران پروژه به مهارت هایی برای جمع آوری الزامات و تعریف محدوده و پایبندی به آن نیاز دارند.

3- زمان: حوزه دانش زمان شامل درک تعهد زمانی هر فرد به وظایف پروژه خود و پیش بینی چارچوب زمانی کلی پروژه می باشد.

4- هزینه: در صورت لزوم، باید بودجه مربوط به هر کار وجود داشته و مدیران پروژه باید مهارت های مدیریت هزینه را برای پیش بینی دقیق بودجه کلی داشته باشند.

5- کیفیت: کنترل و مدیریت کیفیت باید در هر فعالیت پروژه پشتیبان باشد تا نتایج مطابق با انتظارات گردند.

6- تدارکات: مدیران پروژه باید در تهیه منابع به گونه ای ماهر باشند که ارزش افزوده و ضایعات را به حداقل برسانند.

7- منابع انسانی: مدیران پروژه عالی، تیم هایی می سازند که مهارت های لازم برای رسیدن به خط پایان را دارند یا می توانند آنها را رشد دهند. آنها اعضای تیم را درگیر نگه می دارند و دستاوردها را تشخیص می دهند.

8- ارتباطات: گاهی اوقات گفته می شود که شغل مدیر پروژه، ۸۰ درصد آن شامل ارتباطات است. مدیر پروژه مسئول اطلاع رسانی حامی و همه ذی نفعان در مورد وضعیت پروژه یا هرگونه موانع جاده ای است.

9- مدیریت ریسک: مدیران پروژه باید مهارت هایی برای ارزیابی ریسک و تکمیل ارزیابی های کمی و کیفی ریسک در طول عمر پروژه داشته باشند.

10- مدیریت ذی نفعان: مدیران پروژه موفق می دانند که چه کسانی تحت تأثیر پروژه قرار می گیرند و نیازها و نگرانی های آن افراد را در طول چرخه عمر پروژه در کانون توجه قرار می دهند.

کلام آخر

تخصص در مدیریت پروژه برای جلوگیری از اشتباهات پرهزینه مهم است زیرا هر مشکلی می تواند پروژه ها را به خطر بیندازند. از این رو، به کارگیری استانداردها و ابزارهای مدیریت پروژه مانند PMBOK می توانند به سازمان ها کمک کنند تا در روند اجرای پروژه های خود، نظارت کافی داشته باشند. هدف نهایی این است که پروژه طبق برنامه، بودجه و اهداف اصلی کارفرمایان آن به سر منزل مقصود برسد.

منبع:

https://civilhouse.ir/1400/11/pmbok

https://bahmaniie.ir/post-31